Digitalni dogodki in kako jih uspešno organizirati

Digitalni dogodek je besedna zveza, ki smo jo v zadnjem letu posvojili prav vsi digitalci in organizatorji dogodkov, hkrati pa so hitro postali tudi del vsakodnevnih sestankov. Čeprav se na prvi pogled zdi, da je organizacija takšnega dogodka enostavna, pa se je treba nanj vseeno pripraviti in upoštevati ključne korake, s katerimi zagotovimo, da bo dogodek uspešen in zanimiv.

Ena najpomembnejših stvari pri organizaciji digitalnega dogodka je javnost. Da dosežemo dobre rezultate dogodka je nujno, da že pred načrtovanjem le-tega zasnujete dobro marketinško strategijo, s katero okrepite prepoznavnost dogodka.

Digitalni dogodek in marketinška strategija

Oglaševalska strategija, v okviru katere želite tržiti dogodek, naj vsebuje zabavne in vznemirljive elemente, ki bodo širšo javnost pritegnile in tako izpolnili njihova pričakovanja.

Marketinška strategija za oglaševanje digitalnega dogodka naj vsebuje naslednje elemente:

1. Spletna stran dogodka: Na njej strnite vse ključne informacije o dogodku: kje in kdaj bo potekal, kako se udeleženci lahko prijavijo, program in kontakt organizatorja. Uporabnik nanjo lahko pride preko oglasa ali pasice. Ob tem pa bodite pozorni, da so oglasi, prav tako kot spletna stran dogodka, privlačni in zanimivi.
2. Družbena omrežja: Družbena omrežja so odlično orodje za ozaveščanje in oglaševanje. Vzpostavitev oglaševalske kampanje je enostavna in stroškovno učinkovita, obenem pa bote na enostaven način lahko targetirali ključno ciljno skupino

Preko poslovne Facebook strani lahko ustvarite tudi dogodek, preko katerega lahko ciljne javnosti neposredno obvščate o dogodku. Če na primer organizirate dogodek, namenjen podjetnikom, lahko delite vsebine, ki se nanašajo na podjetništvo in druge sorodne teme.
3. Newsletter: Newsletter je eno od klasičnih orodij za digitalno trženje in je še vedno zelo učinkovito. Pomembno je, da novica pritegne pozornost ter da jo je enostavno prebrati. Vsebuje naj tudi pozive k dejanju, npr. registrirajte se, preberite več, obiščite spletno stran … Če imate dobro bazo kontaktov lahko oglaševalsko akcijo po e-pošti segmentirate - tako boste imeli več možnosti za uspeh.
4. Live stream: Prednost digitalnih dogodkov je tudi ta, da lahko preko platforme, na kateri poteka, vključite Live stream oziroma predvajanje v živo. Na tak način lahko še okrepite komunikacijo s ključnimi ciljnimi javnostmi.

Ob tem pa ne pozabite na kakovostno spletno povezavo, dobro snemalno opremo in tehnično pomoč.
5. Influencerji: Sodelovanje z influencerji je še vedno zelo učinkovit način, kako lahko dosežete širšo javnost. Ob tem pa je ključno to, da izberete takšnega vplivneža, ki je na področju strokovnjak in mu ponudite prostor v programu, ko bo lahko delil svoje izkušnje s področja, kjer je strokovnjak.

Namigi za uspešno organiziranje digitalnega dogodka

Kot že omenjeno, lahko z dobro marketinško strategijo učinkovito oglašujemo dogodek in tako ključno ciljno javnost obvestimo o njem. Za uspešno izvedbo dogodka pa sledimo naslednjim korakom:

1. Izbira prave platforme: Ko določite vrsto dogodka, izberite ustrezno digitalno platformo, ki ponuja ključne funkcije, ki so pomembne za dogodek. Če gre le za sestanek, bo zadostovalo, če ga skličete preko enostavnejših platform ali pa opravite video klic. Če gre za zahtevnejši dogodek ali webinar, raziščite, katera platforma ponuja najboljšo kakovost zvoka in slike. Ne pozabite na dobro internetno povezavo.
2. Vabilo: Tako kot za vsak dogodek, je sestavni del spletnih dogodkov vabilo. Vanj vključite ključne informacije, kot so datum in ura dogodka, preko katere spletne platforme se bo izvajal in kako poteka registracija. K vabilu lahko dodate tudi program dogodka in povezavo na spletno stran.
3. Scenarij: Scenarij naj bo vaše izhodišče in načrt, kako bo dogodek potekal. Na tak način bo vsa ekipa organizatorjev obveščena, kdaj je treba vključiti določeno prezentacijo ali video, preklopiti med predavatelji itd. Tako se boste izognili morebitnim nejasnostim, obenem pa bodo vsi udeleženci seznanjeni z vsemi ključnimi koraki.
4. Vključite zanimive elemente: Pri digitalnih dogodkih se hitro zgodi, da gostje, ki ga spremljajo od doma, hitro izgubijo pozornost. Vsebina naj bo zato zanimiva – vključite vse povabljene, naj sodelujejo pri razpravi, spodbudite jih k deljenju mnenj, vključite aktiven odmor.
5. Komunikacija: Spoznajte se z moderatorjem in govorci, saj boste tako lahko vse natančno seznanili s potekom dogodka in vašimi pričakovanji. Komunikacija bo bolj nemoteno potekala tudi med samim dogodkom, če slučajno pride do tehničnih težav.
6. Testirajte in preverite tehniko Pred dogodkom organizirajte testni dogodek. Preverite, ali delujejo mikrofoni, slušalke, če je internetna povezava dobra. Preverite, ali so vsi udeleženci seznanjeni s potekom dogodka. Hkrati pa lahko na testu odpravite vse morebitne pomisleke, izboljšate potek, odgovorite na vprašanja udeležencev in zagotovite, da bo vse potekalo kot po maslu.

Za konec

Po končanem digitalnem dogodku lahko vsem udeležencem pošljete anketo s ključnimi vprašanji, kako bi dogodek lahko izboljšali. Na tak način boste povratno informacijo dobili iz prve roke, naslednji dogodki pa bodo tako potekali še bolj brezhibno.